0

セミナーを開催して気付いた!3つの裏注意点

先日、勤め先の会社を会場にセミナーを開催する機会がありました。
これまで他所のセミナーに参加することは多々あれど、主催側と言うのはなかったのですよね。

そんな中でセミナーの内容以外で気をつけておきたい事があることに気付きました。

書いても会社に怒られる内容ではないと思うので、せっかくだから紹介したいと思います。

1.各担当毎の行動スケジュールを作る

基本的な事ですが、今回はあわてて当日用意をしました。
僅か2時間弱で人数規模も小さなセミナーでしたが、準備や受付などやらなければならない事が意外にありました。

誰が、いつ、何をするかを明確にする事で準備対応の漏れがなくなります。

 

2.入り口やトイレの場所はわかりやすくする

他のセミナーに参加していても感じたところです。

まず、建物や会場の入り口。案内メールなどで会場の情報を伝えておく事はもちろんですが、万が一参加者が手ぶらで来ても会場にたどり着けるようにする配慮はかかせません。

相手が会場となる場所のビル名や会社名の名前を覚えているとは限らないと思っていてもやりすぎ感は無いと思います。

今回も充分配慮したつもりでしたが、ビルの外からはイベント会場であることがわからなかった為、参加者の方を混乱させてしまう事がありました。

看板を立てる、誰かが立つなどする必要がありますね。

また、トイレの場所も大事なポイント
案内図を用意するとか、関係者が立って案内できるようにするといった対応が必要です。

 

3.会場を快適な環境にする

会場の環境は参加者の集中力に大きく影響します

エアコンの温度管理に気を使ったり、ペットボトルの飲み物を用意したりする事で集中力を持続できるような環境づくりを心がけるべきです。

温度管理については、登壇者は意外と室温には気付きにくい気がします。
話に熱が入っていたり、緊張していたりしますからね。
登壇者以外の関係者が気を配るか、登壇者が意識的に参加者に聞くなどすると良いと思います。

今回はたまたま自分が一時会場を抜けたので、戻ってきたときに室温の変化に気付く事ができました。出入り大事。

 

大切なのはおもてなしの心!?

開催前はセミナーの内容ばかりに意識が向いていましたが、申込み者へのフォローや会場のセッティングなど、セミナー内容以外の部分でがんばらねばならないポイントがいくつもあること再認識しました。

でも気付いてみればなんてことない普通の事で、誰かを家に招くようなものだと思えば自然とやる事がみえてくるような気がしました。
掃除をしたり、飲み物を用意したり。

ボクはここ数年、人を家に呼んだことないですけど。

 

そんなこんなで

仙台の情報やガジェット情報などを週1~2度のペースで更新しているブログです。
もし気に入っていただけたならfeedlyで購読する事もできるので登録お願いします。

この記事が気に入ったら
いいね ! しよう

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。